Reglamento sobre Voto Electrónico

El artículo 16.1, letra b), de los Estatutos de AGEDI, ENTIDAD DE GESTIÓN DE DERECHOS DE PROPIEDAD INTELECTUAL (en adelante, AGEDI), en su versión aprobada en la reunión de la Asamblea General de la entidad celebrada el 12 de junio de 2019, reconoce a los miembros de AGEDI el derecho de voto en la Asamblea General, incluso por medios electrónicos, añadiendo que el voto electrónico se ejercitará de manera anticipada en el plazo y condiciones que se fijarán en el Reglamento sobre Voto Electrónico.

 

Artículo 1. Objeto del presente reglamento.

 

La finalidad del presente reglamento es desarrollar y hacer efectivo el derecho de los miembros de AGEDI a votar electrónicamente. La validez y eficacia del voto electrónico solo quedan garantizadas si el voto es ejercitado de conformidad con lo previsto en este reglamento.

 

Artículo 2. Sistemas para el ejercicio del derecho de voto electrónico.

 

1. Los miembros de AGEDI podrán ejercitar su derecho de voto electrónicamente bien mediante el acceso a un área restringida dispuesta al efecto en la página web de la entidad www.agedi.es, bien en las condiciones técnicas, comunicadas a los miembros de la entidad, establecidas por un tercero con experiencia probada en este tipo de procesos al que AGEDI podrá recurrir para establecer el sistema de voto electrónico.

 

2. En cualquiera de los dos casos mencionados en el párrafo anterior, el miembro de AGEDI que desee hacer efectivo su derecho de voto electrónico tendrá que aceptar expresamente, y antes de ejercitar su derecho, las condiciones generales técnicas y jurídicas reguladoras de dicho ejercicio.

 

Artículo 3. El derecho de voto electrónico.

 

1. La titularidad del derecho de voto, incluido el electrónico, de los miembros de AGEDI será determinada por los Estatutos de la entidad. Del mismo modo, se estará a lo dispuesto en los Estatutos en materia de suspensión del ejercicio del derecho de voto, incluido el electrónico.

 

2. Una vez emitido, el voto electrónico no puede ser modificado ni variado. No obstante, el miembro que haya emitido su voto de manera electrónica podrá revocarlo mediante su asistencia presencial a la Asamblea General y acreditando en ella el sentido de su voto emitido electrónicamente, en el modo indicado en el artículo 6 del presente reglamento.

 

3. El voto electrónico es incompatible con la delegación de voto. En consecuencia, una vez emitido válidamente el voto electrónico, el miembro que haya votado electrónicamente no podrá delegar el voto. Del mismo modo, una vez emitido válidamente el voto electrónico, no será eficaz la delegación de voto que el miembro que haya votado electrónicamente haya conferido antes de la emisión del voto electrónico.

 

Artículo 4. Ejercicio del derecho de voto electrónico.

 

1. El sistema de voto electrónico estará disponible, para su ejercicio por los miembros de AGEDI, durante un periodo mínimo de cinco días naturales una vez convocada la Asamblea General, ordinaria o extraordinaria por el órgano competente de AGEDI.

 

2. A fin de facilitar el recuento de los votos emitidos electrónicamente, el sistema de voto electrónico se cerrará como mínimo tres días hábiles antes de la celebración de la Asamblea General, ordinaria o extraordinaria.

 

3. Al igual que sucede en el sistema de voto presencial, el miembro de AGEDI que decida ejercer su derecho de voto electrónicamente dispondrá de las opciones de emitir, respecto de cada punto del orden del día, un voto afirmativo, un voto negativo, una abstención o un voto en blanco. En el caso de que la votación tenga por objeto la elección de los miembros del Comité Directivo de AGEDI y los otros órganos colegiados previstos en los Estatutos de la entidad, el miembro de AGEDI podrá votar electrónicamente tales miembros de entre aquellos que presenten su candidatura.

 

Artículo 5. El listado de votos electrónicos emitidos.

 

1. Antes del inicio de la celebración de la correspondiente Asamblea General, ordinaria o extraordinaria, el secretario de la Asamblea General elaborará dos listados. El primer listado incluirá (i) la identificación del miembro que ha ejercido válidamente su derecho de voto electrónico durante el periodo de tiempo habilitado al efecto, y (ii) la mención del número de votos que tiene cada uno de los miembros que ha votado electrónicamente. El segundo listado incluirá (i) el número total de miembros que han votado electrónicamente; (ii) el número total de votos emitidos electrónicamente, y (iii) el sentido de los votos electrónicos emitidos.

 

2. Una vez iniciada la Asamblea General, y como primera actuación previa al examen del primer punto del orden del día, el Presidente de la Asamblea General o, en su defecto, su Secretario, comunicarán a la Asamblea General la identidad de los miembros de AGEDI que han votado electrónicamente y verificarán que dichos miembros no han asistido presencialmente o por delegación a la Asamblea General. En el caso de que alguno de tales miembros se encuentre presencialmente o por delegación en la Asamblea, se procederá del modo indicado en el artículo 6 de este reglamento.

 

Artículo 6. Ejercicio del voto presencial después de haber emitido el voto electrónicamente.

 

1. Con su mera asistencia presencial a la Asamblea General, se entenderá que el miembro de AGEDI que haya votado electrónicamente en relación con uno, varios o todos los puntos del orden del día de dicha Asamblea ha revocado, de manera automática e irreversible, su voto electrónicamente emitido. Como consecuencia de la mencionada revocación, el indicado miembro de AGEDI podrá ejercitar su derecho de voto presencialmente en relación con todos los puntos del orden del día. En todo caso, el miembro que haya votado electrónicamente y asista presencialmente a la Asamblea General deberá entregar a su secretario el certificado de voto electrónico u otro documento que acredite el sentido de su voto emitido electrónicamente.

 

2. Con la finalidad de dejar constancia en el acta de la Asamblea General de la presencia del miembro de AGEDI que haya votado electrónicamente en relación con uno, varios o todos los puntos del orden del día de dicha Asamblea, el miembro que se encuentre en esa situación firmará, a petición, indistintamente, del Presidente o del Secretario de la Asamblea General, un documento de revocación del voto electrónicamente emitido. En caso de negativa del miembro afectado a firmar el documento de revocación, el miembro afectado no podrá ejercitar su derecho de voto presencial, sin que ello signifique la recuperación de la vigencia del voto electrónicamente emitido.

 

Artículo 7. Cómputo de los votos válidos electrónicamente emitidos.

 

1. El número de votos válidos electrónicamente emitido por un miembro de AGEDI respecto de cada punto del orden del día de la Asamblea General se sumará al número de votos válidos emitido en el mismo sentido, personalmente o por delegación, por los restantes miembros de AGEDI.

 

2. En el acta de la Asamblea General se dejará constancia del número de votos emitidos, presencial o electrónicamente, en relación con cada punto del orden del día.

 

3. En el caso de que un miembro que haya votado electrónicamente estuviese privado de emitir su voto en uno o varios puntos del orden del día por existir un conflicto de interés conforme a lo establecido en el artículo 16.1.b) de los estatutos, se descontará el voto que dicho miembro haya emitido sobre esos puntos concretos en el cómputo final de los votos.

 

Artículo 8. Tratamiento y almacenamiento de los datos relativos al voto electrónico.

 

1. El tratamiento por AGEDI o por un tercero de los datos relativos al voto electrónico se realizará con sujeción a lo previsto en el Reglamento General de Protección de Datos y demás normativa aplicable en materia de protección y conservación de datos personales.

 

2. Con la finalidad de control, auditoría y conservación, AGEDI adoptará las medidas técnicas necesarias para garantizar que existirá un respaldo de todos los datos relacionados con el sistema de voto electrónico implementado por la entidad.

 

Artículo 9. Medidas de protección, confidencialidad y seguridad de los datos relativos al voto electrónico.

 

1. Queda prohibida, con carácter general y sin perjuicio de las especificaciones que se prevén en el presente reglamento, la reproducción, distribución, comunicación pública o puesta a disposición de la información gestionada para el proceso de voto electrónico a terceros, por cualquier medio utilizado, para cualquier finalidad distinta del ejercicio del derecho a voto y las operaciones inherentes al registro y cómputo de votos por parte de la Entidad.

 

2. AGEDI garantiza la seguridad y confidencialidad del sistema, salvo causa de fuerza mayor, siempre que el miembro se someta a las condiciones de uso establecidas. El miembro asume la obligación de no utilizar ningún dispositivo o medio destinado a eludir o vulnerar las condiciones o medidas de seguridad del sistema.

 

3. AGEDI garantiza que los votos emitidos a través del sistema de voto electrónico remoto son secretos y confidenciales, de forma que no podrán ser visualizados por terceros salvo, en caso necesario, por las personas encargadas de la verificación de este sistema. El sistema será auditable.

 

4. AGEDI garantiza que el sistema desarrollado impide que los votos emitidos se puedan alterar o modificar por el emisor, receptor o cualquier otra persona. El miembro recibirá un certificado confirmando que el voto se ha emitido válidamente, así como el sentido del mismo.

 

5. AGEDI y, en su caso, las empresas contratadas para la prestación del servicio han desarrollado las medidas necesarias requeridas por la legislación aplicable, especialmente normativa de protección de datos, para evitar cualquier acceso, modificación o divulgación no autorizados de los datos.

 

6. El uso y acceso al sistema de voto se realizará mediante el uso de certificados digitales y/o contraseñas, proporcionadas por AGEDI o el tercero contratado por esta. Las credenciales de acceso son personales e intransferibles. El voto electrónico remoto se presume veraz y auténtico.

 

7. El miembro se obliga a no comunicar sus credenciales de acceso ni a facilitar, directa o indirectamente, el acceso al sistema de voto electrónico a un tercero. En caso de que el miembro sea una persona jurídica, ésta deberá comunicar cualquier modificación o revocación en las facultades que ostente su representante y, por tanto, AGEDI declina cualquier responsabilidad hasta que se produzca dicha notificación.

 

8. El miembro se obliga a notificar a AGEDI, de inmediato, el conocimiento indebido por otras personas de sus credenciales de acceso. AGEDI hará lo posible por impedir el acceso tan pronto tenga conocimiento de que dichas credenciales han llegado indebidamente a conocimiento de terceras personas.

 

9. El miembro asume la responsabilidad por la utilización de sus credenciales y, especialmente, en los siguientes supuestos:

a) Cuando fueran utilizadas por otra persona, cualquiera que fuera el motivo por el que hubieran llegado a conocimiento o posesión de dicha persona, salvo que se hubiese notificado a AGEDI esta circunstancia con prontitud;

b) Cuando el miembro haya incurrido en error al cursar la orden de voto;

c) Cuando se produzcan errores de seguridad o fallos como consecuencia de la utilización inadecuada o el funcionamiento defectuoso del hardware o el software del miembro.

 

Artículo 10. Suspensión del servicio de voto electrónico por causas técnicas o de fuerza Mayor.

 

Con carácter excepcional, y cuando concurran causas técnicas o de fuerza mayor que imposibiliten, de manera temporal o permanente, el ejercicio electrónico del derecho de voto en las necesarias condiciones de seguridad y confidencialidad, AGEDI podrá suspender el servicio de voto electrónico. En tal caso, AGEDI comunicará la suspensión de manera efectiva e inmediata a todos los miembros con la finalidad de que puedan ejercer su derecho de voto de manera presencial o mediante delegación.

 

En Madrid, a 12 de mayo de 2019.